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Individuelle KI-Agenten
für Unternehmen.

Ein Chatbot beantwortet Fragen. Ein KI-Agent erledigt Aufgaben: Er liest Dokumente, gleicht Daten ab, bereitet Entscheidungen vor und schreibt Ergebnisse in ERP und CRM - mit klaren Rechten, Prüfschritten und vollständigem Protokoll.

Weil Erfahrung zählt!
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02 - Agententypen

Welche KI-Agenten wir entwickeln.

Sechs Agententypen, die sich in der Praxis bewährt haben - jeweils mit Eingangsdaten, angeschlossenen Systemen, Prüfschritt und einer Kennzahl, an der der Agent gemessen wird.

01Vertrieb

KI-Agent für Ausschreibungen & Angebote

Der Agent liest Ausschreibungsunterlagen, extrahiert die Anforderungen, gleicht sie mit Ihren Produktdaten ab und erstellt einen Angebotsentwurf. Anforderungen, die Sie nicht abdecken, markiert er und legt sie dem Vertrieb zur Prüfung vor.

Eingang: Ausschreibungs-PDFsSysteme: ERP · ProduktkatalogPrüfschritt: Vertrieb gibt freiKennzahl: Durchlaufzeit
Agent · ausschreibung-2026-118.pdfKI
38 Anforderungen extrahierterkannt
34 von 38 mit Katalog abgedecktAbgleich
4 Lücken markiert · Angebotsentwurf erstelltZur Freigabe
Ihr Vertrieb prüft & gibt frei2 Tage → 2 Stunden
02Kundenservice

KI-Agent für den Kundenservice

Der Agent versteht eingehende Anfragen, beantwortet Standardfälle selbst - auf Basis Ihrer Handbücher, Aufträge und Historie - und übergibt Sonderfälle mit vollem Kontext und Antwortvorschlag an die richtige Person. Jede Antwort wird im CRM dokumentiert.

Eingang: E-Mail · PortalSysteme: CRM · ERP · WissensbasisPrüfschritt: Eskalation an TeamKennzahl: Antwortzeit · Quote
Agent · Service-PosteingangLIVE
einkauf@kunde-a.deBeantwortet · KI
service@kunde-b.deBeantwortet · KI
technik@kunde-c.de · SonderfallAn Technik + Kontext
Lückenlos im CRM dokumentiertØ Antwortzeit 38 s
03Backoffice

KI-Agent für Dokumentenverarbeitung

Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen: Der Agent liest eingehende Dokumente, extrahiert Positionen und Beträge, prüft Plausibilität und übergibt strukturiert ans ERP. Unterschreitet ein Dokument die Konfidenz-Schwelle, geht es mit vollem Kontext an einen Menschen - das ist die Architektur hinter unserem Produkt robodocxs.

Eingang: E-Mail · PDF · ScanSysteme: ERP · DMS · FiBuPrüfschritt: Konfidenz-SchwelleKennzahl: Automatisierungsquote
Agent · DokumenteneingangLIVE
rechnung-4711.pdfVerbucht · FiBu
lieferschein-0815.pdfAbgeglichen · ERP
scan_0234.pdf · Konfidenz niedrigAn Prüfung übergeben
ERP-Eintrag erstellt ✓Ø 12 s pro Dokument
04Wissen

KI-Agent für internes Wissen

Der Agent beantwortet interne Fragen aus Handbüchern, Verträgen, Protokollen und Ablagen - mit Quellenangabe, damit jede Antwort nachprüfbar bleibt. Er respektiert dabei bestehende Berechtigungen: Jeder sieht nur, was er auch sonst sehen darf.

Eingang: Freitext-FragenSysteme: DMS · Wiki · NetzlaufwerkePrüfschritt: Quellenangabe je AntwortKennzahl: Suchzeit
Agent · WissensbasisKI
„Kündigungsfrist Wartungsvertrag Müller?“Beantwortet
Quelle: wartungsvertrag-mueller.pdf, S. 4Beleg
Zugriff geprüft: Rolle VertriebRechte respektiert
Jede Antwort mit QuelleMinuten statt Suchen
05Datenqualität

KI-Agent für Stammdaten

Der Agent findet Dubletten, ergänzt Pflichtfelder und reichert Produkt- und Kundendaten nach Ihren Regeln an - über ERP, CRM und PIM hinweg. Änderungen führt er nicht still aus: Er legt sie als Vorschlag zur Freigabe vor, bis Sie ihm mehr Spielraum geben.

Eingang: BestandsdatenSysteme: ERP · CRM · PIMPrüfschritt: Änderung als VorschlagKennzahl: Datenqualität
Agent · Stammdaten-AbgleichLIVE
Dublette: Müller GmbH = Mueller GmbHVorschlag: Merge
Pflichtfeld USt-ID ergänztCRM
128 Artikel zur Anreicherung vorgemerktWartet auf Freigabe
Nach Ihren Regeln ✓ERP · CRM · PIM konsistent
06Auftragseingang

KI-Agent für Bestell- & Auftragseingang

Bestellungen kommen per E-Mail, Fax-PDF oder Portal - der Agent erkennt Positionen, ordnet Kundenpreise zu, prüft Plausibilität und legt den Auftrag im ERP an. Für Beträge oder Abweichungen über Ihren Grenzwerten holt er die Freigabe ein.

Eingang: E-Mail · Fax-PDF · PortalSysteme: ERP · PreislistenPrüfschritt: Grenzwerte & AbweichungenKennzahl: Erfassungszeit
Agent · bestellung_84213.pdfKI
Pos. 1 · BES 516-300512 Stk · 184,20 €
Pos. 2 · BTL7-E1003 Stk · 96,40 €
Kundenpreise zugeordnet · plausibelPreisliste 2026
Auftrag im ERP angelegt ✓ohne Abtippen

Zahlen in den Beispielen sind beispielhafte Prozesswerte; Werte mit robodocxs-Bezug stammen aus dem produktiven Betrieb und hängen von Dokumentqualität und Prozess ab.

03 - Integration

So arbeitet der Agent in Ihren Systemen - nicht daneben.

Der Unterschied zwischen einer Chatoberfläche und einem echten Agenten ist die Integration: Zugriffe, Rechte, Protokollierung und Freigaben werden Teil der Architektur - abgestimmt auf Ihre Systemlandschaft und Ihre Datenschutzanforderungen.

01ERP & CRMDer Agent liest und schreibt direkt in Ihren Führungssystemen - Standard wie Individuallösung.
02API & SchnittstellenAnbindung per REST, Webhook oder Import/Export - robust auch ohne moderne API.
03E-Mail & PostfächerPostfächer als Eingangskanal: gelesen, verstanden, beantwortet und dokumentiert.
04DMS & AblagenDokumente und Netzlaufwerke werden zu Wissensquellen des Agenten.
05DatenbankenDirekter Zugriff auf Bestandsdaten - lesend frei, schreibend nur nach Regeln.
06Rechte & RollenEigenes Konto mit minimalen Rechten - bestehende Berechtigungen bleiben gewahrt.
07ProtokollierungJede Aktion geloggt und nachvollziehbar - für IT, Fachbereich und Audit.
08Freigabe-WorkflowsKritische Aktionen gehen zur Freigabe - Schwellenwerte bestimmen Sie.

04 - So entsteht Ihr Agent

Von der Aufgabe zum produktiven Agenten - in sechs Schritten.

Kein Forschungsprojekt: Wir entwickeln entlang eines klaren Ablaufs, an echten Fällen, mit Freigabeschritten - bis der Agent im Alltag trägt.

01

Prozess & Ziel definieren

Welche Aufgabe übernimmt der Agent, woran wird er gemessen? Kennzahl und Grenzen stehen fest, bevor gebaut wird.

02

Daten & Systeme prüfen

Wissensquellen, Zugänge, Schnittstellen und Rechtekonzept werden gesichtet.

03

Agent & Rechte entwickeln

Werkzeuge, Wissensanbindung, Regeln und minimale Rechte - sauber abgegrenzt in Ihrer Systemlandschaft.

04

Test mit realen Fällen

Historische und aktuelle Fälle: Trefferquote und Grenzfälle werden gemessen, bevor der Agent etwas ausführen darf.

05

Pilotbetrieb mit Freigaben

Produktiv, aber abgesichert: Erst wenn die Qualität stimmt, bekommt der Agent mehr Spielraum.

06

Monitoring & Ausbau

Kennzahlen, Protokolle, neue Fälle: Der Agent wird laufend überwacht und weiterentwickelt.

05 - Aus der Praxis

robodocxs: ein Dokumenten-Agent im Dauerbetrieb.

Unser eigenes Produkt robodocxs ist ein KI-Agent für Dokumentenverarbeitung - seit Jahren produktiv bei Unternehmen im Einsatz. Es ist zugleich unsere Referenzarchitektur: Dieselben Prinzipien aus Wissensanbindung, Konfidenz-Schwellen, Freigaben und Protokollierung stecken in jedem Agenten, den wir individuell entwickeln.

Dokumente und Auswertungen auf einem Schreibtisch

So arbeitet der Agent

liest Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen aus E-Mail, PDF und Scan

extrahiert Positionen, Beträge und Lieferanten und gleicht sie mit Bestandsdaten ab

übergibt strukturiert an ERP, FiBu und DMS

So bleibt er kontrollierbar

über 80 % der Dokumente ohne manuellen Eingriff - Wert aus dem produktiven Betrieb, abhängig von Dokumentqualität

unter der Konfidenz-Schwelle geht ein Dokument mit vollem Kontext an einen Menschen

jeder Verarbeitungsschritt protokolliert - nachvollziehbar bis zum Beleg

06 - Was ist ein KI-Agent

Was ist ein KI-Agent für Unternehmen?

Ein KI-Agent ist eine Softwarelösung, die Informationen aus Ihren Unternehmensdaten verarbeitet, Entscheidungen innerhalb definierter Regeln vorbereitet und Aktionen in verbundenen Systemen ausführt. Anders als ein reiner Chatbot kann ein Agent Dokumente prüfen, Daten im ERP aktualisieren oder Aufgaben an Mitarbeitende weiterleiten. Er kombiniert dafür drei Bausteine: Wissensquellen (Ihre Dokumente, Stammdaten und Historie), Werkzeuge (Zugriffe auf ERP, CRM, E-Mail und Ablagen) und Regeln (was er darf, was er zur Freigabe vorlegt, was er protokolliert).

Chatbot

Beantwortet Fragen im Dialog - oft mit allgemeinem Wissen, ohne Zugriff auf Ihre Systeme. Er informiert, aber er erledigt nichts.

KI-Assistent

Unterstützt Mitarbeitende auf Zuruf: fasst zusammen, formuliert vor, recherchiert. Der Mensch stößt jede Aufgabe selbst an.

KI-Agent

Arbeitet einen Prozess eigenständig ab: liest Eingänge, trifft Vorentscheidungen, führt Aktionen in Ihren Systemen aus - innerhalb klarer Grenzen und mit Prüfschritten.

Workflow-Automatisierung

Folgt festen Regeln und braucht strukturierte Daten. Stark bei klaren Abläufen - der Agent ergänzt sie dort, wo E-Mails, PDFs und Freitext verstanden werden müssen.

07 - FAQ

Häufige Fragen zu KI-Agenten.

Was kostet ein individueller KI-Agent?

Das hängt von Aufgabe, Systemlandschaft und Prüfanforderungen ab. Wir starten mit einem klar umrissenen ersten Agenten inklusive Business Case: Sie sehen vor der Umsetzung, welche Einsparung welchem Aufwand gegenübersteht, und entscheiden auf Zahlenbasis.

Wie lange dauert die Entwicklung?

Einen ersten produktiven Agenten setzen wir typischerweise in wenigen Wochen um: Analyse, Prototyp an echten Fällen, Pilotbetrieb mit Freigabeschritten. Die genaue Dauer hängt vor allem von Systemzugängen und Datenlage ab - das klären wir in der Analysephase.

Welche Daten benötigt ein KI-Agent?

Die Daten des Prozesses, den er übernimmt: eingehende Dokumente, Stammdaten, Vorgangs-Historie, Handbücher oder Preislisten. Der Agent erhält nur Zugriff auf das, was er für seine Aufgabe braucht - keine Datensammlung auf Vorrat.

Kann der Agent in unserer eigenen Umgebung betrieben werden?

Ja. Je nach Anforderung betreiben wir Agenten in Ihrer Infrastruktur, in einer EU-Cloud oder gemanagt durch uns. Auch die Modellwahl richtet sich nach Ihren Anforderungen an Datenschutz, Qualität und Kosten.

Wie werden Fehler und Halluzinationen verhindert?

Der Agent greift bevorzugt auf freigegebene Unternehmensdaten und definierte Quellen zurück. Unsichere oder widersprüchliche Ergebnisse werden anhand von Schwellenwerten erkannt und zur Prüfung weitergegeben. Kritische Aktionen führt der Agent nie ohne Freigabe aus - und jede Aktion wird protokolliert.

Können bestehende ERP- und CRM-Systeme angebunden werden?

Ja - das ist der Kern unserer Arbeit. Wir binden gängige ERP- und CRM-Systeme ebenso an wie individuelle Fachanwendungen: per API, über Datenbanken oder, wo keine Schnittstelle existiert, über robuste Import-/Export- und Dokumentenprozesse.

Wann lohnt sich ein KI-Agent?

Wenn eine Aufgabe wiederkehrend ist, nennenswertes Volumen hat und ihre Eingänge unstrukturiert sind - etwa E-Mails, Dokumente oder Freitext. Ist der Prozess vollständig strukturiert und regelbasiert, ist klassische Automatisierung oft die günstigere Lösung. Genau das prüfen wir vor der Umsetzung.

Bleiben sensible Daten in Deutschland oder der EU?

Ja, wenn Ihre Anforderungen das verlangen: EU-Hosting, Betrieb in Ihren eigenen Systemen und Auftragsverarbeitungsverträge sind Teil der Architekturentscheidung - Datenschutz planen wir von Anfang an mit, nicht nachträglich.

Wie startet ein Projekt?

Mit einem kostenlosen Erstgespräch: Wir klären Aufgabe, Systemlandschaft und den Use Case mit dem größten Hebel. Danach folgt eine kurze Analysephase mit Business Case - Sie entscheiden auf Zahlenbasis, ob und wo es losgeht.

Welche Aufgabe würde Ihr
erster Agent übernehmen?

Im Erstgespräch finden wir den Agenten mit dem größten Hebel - unverbindlich, konkret, auf Zahlenbasis.