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Wir identifizieren die Prozesse mit dem größten wirtschaftlichen Hebel, bewerten Aufwand, Risiko und technische Machbarkeit und entwickeln eine priorisierte Automatisierungs-Roadmap. Damit wissen Sie vor der Umsetzung, was sich lohnt - und was nicht.
02 - Leistungsumfang
Automatisierungsberatung schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage vor der technischen Umsetzung. Dazu analysieren wir Abläufe, Systeme, Daten und Verantwortlichkeiten, bewerten mögliche Automatisierungskandidaten und berechnen den wirtschaftlichen Nutzen. Das Ergebnis ist keine allgemeine Digitalstrategie, sondern ein konkreter Plan: welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollten, welche Technologie sich eignet, welche Abhängigkeiten bestehen und wann sich die Investition voraussichtlich rechnet.
01
Wir nehmen Ihre Abläufe auf, wie sie wirklich laufen: im Gespräch mit den Menschen, die die Arbeit machen. Systeme, Daten, Übergaben, Ausnahmen - am Ende liegt ein ehrliches Ist-Bild auf dem Tisch.
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Jeder Prozess wird nach denselben Kriterien bewertet: Volumen, Zeitaufwand, Standardisierung, Datenlage, Risiko, Integrationsaufwand. So entsteht eine vergleichbare Rangliste - statt Bauchgefühl.
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Für die besten Kandidaten rechnen wir Nutzen gegen Kosten: erwartete Einsparung, einmaliger Aufwand, laufende Kosten, Risiken. Alle Annahmen stehen im Dokument - Sie entscheiden auf Zahlenbasis.
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Das Ergebnis: eine priorisierte Reihenfolge nach Nutzen, Aufwand und Abhängigkeiten - mit klarer Empfehlung für den ersten Pilotprozess. Anbieterneutral dokumentiert, die Roadmap gehört Ihnen.
03 - Eignung
Ist ein Ablauf unklar, instabil oder voller Ausnahmen, wird er häufig zuerst vereinfacht. Deshalb unterscheiden wir: direkt automatisierbar, automatisierbar mit Vorarbeiten - oder wirtschaftlich nicht sinnvoll.
Eignung im Erstgespräch prüfenwiederkehrendes Volumen mit hoher manueller Bearbeitungszeit
digitale Eingänge und klare Zielergebnisse
nachvollziehbare Regeln und stabile Abläufe
hohe Fehler- oder Liegezeiten mit spürbaren Folgekosten
seltene Einzelfälle und ständig wechselnde Prozesse
Abläufe ohne klaren Verantwortlichen
stark politische oder kreative Entscheidungen
Prozesse, die zuerst organisatorisch bereinigt werden müssen
04 - Potenziale
Sechs Prozessfelder, in denen die Analyse besonders oft fündig wird - jeweils mit dem Weg zur passenden Umsetzung.
Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Portalen erfassen, Positionen prüfen und strukturiert an das ERP übergeben - siehe Workflow-Automatisierung.
Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen lesen, validieren und an ERP, DMS oder FiBu übergeben - produktiv im Einsatz mit unserem Produkt robodocxs.
Ausschreibungen analysieren, Anforderungen mit Produktdaten abgleichen und Angebotsentwürfe vorbereiten - siehe KI-Automatisierung.
Anfragen kategorisieren, Standardfälle beantworten, Informationen aus ERP und Wissensquellen zusammenführen - siehe KI-Agenten.
Dubletten erkennen, Pflichtfelder prüfen und Daten über ERP, CRM und PIM konsistent halten - nach Regeln, die Sie festlegen.
Zuständigkeiten, Fristen und Eskalationen automatisieren - jeder Bearbeitungsschritt nachvollziehbar dokumentiert.
05 - Ablauf
Für einen abgegrenzten Bereich liegt die priorisierte Bewertung häufig innerhalb von zwei bis vier Wochen vor - größere Prozesslandschaften analysieren wir in Etappen.
Welche Bereiche stehen im Fokus? Welche wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Ziele zählen?
Gespräche mit den Beteiligten, Analyse von Dokumenten, Datenflüssen, Übergaben und Ausnahmen.
Jeder Prozess wird nach Volumen, Zeitaufwand, Standardisierung, Datenlage, Risiko und Integrationsaufwand bewertet.
Erwartete Einsparungen, einmalige und laufende Kosten sowie Risiken werden gegenübergestellt.
Prozesse werden nach Nutzen, Aufwand, Risiko und Abhängigkeiten in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht.
Für den ersten Prozess werden Zielbild, Systeme, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Prüfschritte definiert.
06 - Ergebnis
Sie erhalten eine dokumentierte und priorisierte Entscheidungsgrundlage, die unabhängig davon nutzbar bleibt, wer die spätere Umsetzung übernimmt.
Prozesse & Analyse
Prozesslandkarte der untersuchten Bereiche
Business Case für priorisierte Prozesse
Automatisierungs-Roadmap
Bewertung & Technik
Bewertung aller Automatisierungskandidaten
technische Lösungsoptionen je Prozess
Empfehlung für den ersten Pilotprozess
Strategie & Steuerung
Aufwand-Nutzen-Matrix
Risiken und Abhängigkeiten
Management-Zusammenfassung als Entscheidungsvorlage
07 - Technologieauswahl
Nicht jeder Prozess benötigt künstliche Intelligenz. Strukturierte und stabile Abläufe lassen sich häufig zuverlässiger mit klassischer Workflow-Automatisierung oder Schnittstellen lösen. KI ist besonders sinnvoll, wenn E-Mails, PDFs, Freitext oder komplexe Dokumente verstanden werden müssen. Die Empfehlung bleibt technologieoffen - je Aufgabe prüfen wir unter anderem:
08 - Wirtschaftlichkeit
Für jeden priorisierten Prozess stellen wir erwarteten Nutzen und Gesamtkosten gegenüber. Dabei betrachten wir nicht nur eingesparte Arbeitszeit, sondern auch Fehlerkosten, Liegezeiten, Skalierbarkeit und die Entlastung kritischer Fachrollen.
eingesparte Bearbeitungszeit+
vermiedene Fehlerkosten+
vermiedene Verzögerungen+
zusätzliche Prozesskapazität+
laufende Betriebs- und Lizenzkosten−
Jährlicher Nutzen=
Die Berechnung ist eine belastbare Entscheidungsgrundlage, keine Erfolgsgarantie: Annahmen und Bandbreiten werden transparent dokumentiert.
09 - Beispiel
Ein vereinfachtes, anonymisiertes Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen möchte administrative Prozesse in Vertrieb, Einkauf und Backoffice entlasten. In der Analyse werden 16 Prozesse aufgenommen; nach Bewertung von Volumen, Bearbeitungszeit, Datenqualität und Systemaufwand werden fünf priorisiert. Der Auftragseingang wird als Pilot ausgewählt, weil dort hohes Volumen, klare Prüfkriterien und eine vorhandene ERP-Schnittstelle zusammenkommen - ein seltener, stark individueller Reklamationsprozess wird zunächst zurückgestellt.
10 - Warum LINKS DER ISAR
Wir beraten nicht losgelöst von der späteren Realität: Unser Team entwickelt Integrationen, Workflows, KI-Agenten und digitale Produkte - und betreibt Lösungen wie unsere Dokumentenverarbeitung robodocxs im produktiven Alltag. Deshalb berücksichtigen wir bereits in der Beratung Schnittstellen, Datenqualität, Rechte, Monitoring und Wartbarkeit. Die Roadmap bleibt dennoch anbieterneutral: Sie erhalten eine Entscheidungsgrundlage, die Sie mit uns oder einem anderen Umsetzungspartner realisieren können.
digitale Lösungen für Mittelstand und Konzerne seit 2009
eigenes Produkt im Dauerbetrieb: KI-Dokumentenverarbeitung robodocxs
Erfahrung mit ERP-, CRM- und Individual-Integrationen
wir empfehlen nur, was sich bauen und im Alltag betreiben lässt
anbieterneutrale Roadmap - die Ergebnisse gehören Ihnen
auf Wunsch übernehmen wir Umsetzung und Betrieb
11 - FAQ
Die Kosten hängen von Anzahl und Komplexität der betrachteten Prozesse, beteiligten Bereichen und Systemen ab. Für einen klar abgegrenzten Bereich definieren wir nach einem kostenlosen Erstgespräch einen festen Leistungsumfang - Sie wissen vorher, was die Beratung kostet.
Für einen abgegrenzten Bereich liegt eine priorisierte Bewertung häufig innerhalb von zwei bis vier Wochen vor. Größere Prozesslandschaften analysieren wir sinnvollerweise in Etappen.
Neben einem verantwortlichen Entscheider brauchen wir vor allem Zugang zu den Personen, die die Prozesse täglich bearbeiten. Sie kennen Ausnahmen, Medienbrüche und tatsächliche Zeitaufwände - dort entsteht das ehrlichste Bild.
Nein. Die Aufnahme und Strukturierung der Ist-Prozesse ist Teil der Beratung. Vorhandene Dokumentationen beschleunigen die Analyse, sind aber keine Voraussetzung.
Nein. Die Ergebnisse und die Roadmap gehören Ihnen und sind bewusst anbieterneutral dokumentiert. Auf Wunsch übernehmen wir die Umsetzung und den späteren Betrieb - müssen wir aber nicht.
Ja. Wir prüfen technologieoffen, ob klassische Workflows, Schnittstellen, RPA, KI-Agenten oder eine Kombination wirtschaftlich und technisch sinnvoll ist - nicht jeder Prozess braucht künstliche Intelligenz.
Wenn das Volumen zu gering ist, der Prozess instabil läuft, die Datenbasis unzureichend ist oder der technische Aufwand höher liegt als der erwartete Nutzen. Genau das zeigt die Bewertung - manchmal ist die beste Empfehlung, einen Prozess zuerst zu vereinfachen oder gar nicht zu automatisieren.
ERP, CRM, DMS, PIM, E-Mail, Datenbanken, Portale, Dateiablagen und individuelle Fachanwendungen - die Analyse betrachtet Ihre Systemlandschaft so, wie sie ist.
12 - Verwandte Leistungen
Im Erstgespräch grenzen wir den Bereich ab und definieren den Leistungsumfang - unverbindlich, konkret, auf Zahlenbasis.
