Startseite / Leistungen / Workflow-Automatisierung
Wir verbinden nicht nur Systeme - wir automatisieren den vollständigen Ablauf dazwischen: ERP, CRM, E-Mail, DMS und Fachanwendungen werden zu durchgängigen Workflows. Daten werden automatisch übernommen, geprüft und weitergeleitet; Ausnahmen landen kontrolliert beim zuständigen Team.
02 - Definition
Workflow-Automatisierung verbindet einzelne Arbeitsschritte zu einem durchgängigen digitalen Ablauf: Eingehende Daten werden automatisch übernommen, geprüft, in die richtigen Systeme übertragen und bei Bedarf zur Freigabe vorgelegt. Dabei geht es nicht nur um eine technische Schnittstelle - ein vollständiger Workflow berücksichtigt Regeln, Zuständigkeiten, Ausnahmen, Benachrichtigungen und Protokollierung: vom ersten Eingang bis zum abgeschlossenen Vorgang.
03 - Prozesse
Fünf Prozessfelder, in denen Workflows im Mittelstand zuverlässig arbeiten - jeweils vom Eingang bis zum abgeschlossenen Vorgang.
Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Portal werden erfasst, geprüft und im ERP angelegt. Preisabweichungen oder unvollständige Angaben gehen zur Freigabe an die richtige Person.
Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Auftragsbestätigungen werden automatisch zugeordnet, abgeglichen und an ERP, DMS oder Finanzbuchhaltung übergeben.
Kunden-, Produkt- und Lieferantendaten werden zwischen ERP, CRM, PIM und Webshop synchron gehalten. Dubletten und fehlende Pflichtfelder werden erkannt und gemeldet.
Vorgänge werden anhand von Beträgen, Zuständigkeiten oder Fristen an die richtige Person geleitet - und bei Verzögerung automatisch eskaliert. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
Anfragen werden kategorisiert, mit Bestandsdaten ergänzt und an zuständige Teams oder automatisierte Folgeprozesse übergeben - dokumentiert im CRM.
Abläufe beispielhaft dargestellt - Zuordnungen, Grenzwerte und Freigabewege richten sich nach Ihren Regeln.
In vielen Projekten kombinieren wir beides: KI liest oder klassifiziert den Eingang, während feste Workflow-Regeln die weitere Verarbeitung, Freigabe und Systemübergabe steuern.
Mehr zu KI-AutomatisierungEingänge strukturiert sind (Formulare, Portale, Datensätze)
Regeln und Zielergebnis eindeutig feststehen
Stabilität und Nachvollziehbarkeit oberste Priorität haben
E-Mails, PDFs oder Freitext verstanden werden müssen
Inhalte klassifiziert oder bewertet werden sollen
ein KI-Agent Aufgaben eigenständig vorbereiten soll
04 - Systeme
Je nach Systemlandschaft verbinden wir Anwendungen über APIs, Webhooks, Datenbanken oder stabile Import- und Exportprozesse - auch ältere Systeme und individuelle Fachanwendungen lassen sich häufig integrieren. Entscheidend ist nicht nur, dass Daten übertragen werden, sondern dass der Workflow nachvollziehbar bleibt: mit eindeutigen Zuständen, Wiederholungslogik, Fehlerprotokollen und klaren Verantwortlichkeiten. Wo keine moderne Schnittstelle existiert, prüfen wir stabile Alternativen - und sagen offen, wenn eine Integration wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.
05 - Stabilität
Eine Automation ist nicht dann fertig, wenn sie im Idealfall funktioniert. Sie muss auch mit unvollständigen Daten, Zeitüberschreitungen, Systemausfällen und fachlichen Ausnahmen umgehen können. Deshalb definieren wir für jeden Workflow:
Wer entscheidet was, welche Grenzwerte gelten, wohin geht welcher Fall - festgelegt, bevor der Workflow live geht.
Kritische Vorgänge legt der Workflow Ihrem Team zur Freigabe vor - Schwellenwerte bestimmen Sie.
Fachliche Sonderfälle landen mit vollem Kontext beim zuständigen Team - und eskalieren automatisch bei Verzögerung.
Technische Fehler wie Timeouts oder Systemausfälle werden automatisch wiederholt - ohne doppelte Buchungen.
Laufzeiten, Fehler und Ausnahmen werden überwacht - die Zuständigen erfahren es, bevor es der Kunde tut.
Jeder Verarbeitungsschritt wird geloggt - nachvollziehbar für Fachbereich, IT und Audit.
Wir betreiben den Workflow - oder übergeben ihn dokumentiert an Ihr Team, mit klaren Verantwortlichkeiten.
Datenflüsse, Regeln und Schnittstellen sind beschrieben - keine Blackbox, keine versteckten Abhängigkeiten.
06 - Ablauf
Vier Schritte vom Ist-Prozess zum überwachten Produktivbetrieb - erste Workflows in Wochen, nicht in Quartalen.
Wir nehmen den Ist-Prozess, beteiligte Systeme, Ausnahmen und gewünschte Kennzahlen auf.
Regeln, Datenflüsse, Schnittstellen, Freigaben und Fehlerfälle werden definiert.
Der Workflow wird an echten Daten geprüft - zunächst kontrolliert und mit manuellen Freigaben.
Nach dem Go-live überwachen wir Laufzeiten, Fehler und Ausnahmen und entwickeln den Workflow weiter.
07 - FAQ
Das hängt von Prozess, Systemlandschaft und Prüfanforderungen ab. Wir starten mit einem klar umrissenen ersten Workflow inklusive Business Case - Sie sehen vor der Umsetzung, welche Einsparung welchem Aufwand gegenübersteht.
Erste produktive Workflows setzen wir typischerweise in wenigen Wochen um. Die Dauer hängt vor allem von Systemzugängen, Datenlage und Freigabeprozessen ab - das klären wir beim Prozess-Aufmaß.
Viele gängige ERP-, CRM-, PIM- und Fachsysteme lassen sich über APIs, Webhooks, Datenbanken oder Import- und Exportprozesse integrieren. Bei älteren oder individuellen Systemen prüfen wir zunächst, welcher Zugriff stabil und wartbar möglich ist.
Häufig ja: Wo keine moderne Schnittstelle existiert, prüfen wir stabile Alternativen wie Dateiimporte, Datenbankzugriffe oder bestehende Exportfunktionen - und sagen offen, wenn eine Integration wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.
Jeder Workflow bekommt Wiederholungslogik für technische Fehler, definierte Ausnahmen für fachliche Sonderfälle und Benachrichtigungen an die Zuständigen. Unklare Fälle landen mit vollem Kontext bei einem Menschen, jeder Schritt wird protokolliert.
Auch kleinere Abläufe können sich lohnen, wenn sie täglich auftreten, fehleranfällig sind oder mehrere Mitarbeitende binden. Ob der Nutzen die Umsetzungskosten übersteigt, prüfen wir vorab im Business Case.
Nach Wunsch wir - mit Monitoring, Fehlerbehandlung und Weiterentwicklung - oder Ihr Team: Dann übergeben wir dokumentiert, mit klaren Verantwortlichkeiten und ohne versteckte Abhängigkeiten.
RPA bedient Programmoberflächen wie ein Mensch - das ist schnell aufgesetzt, aber fragil, wenn sich Oberflächen ändern. Workflow-Automatisierung arbeitet über Schnittstellen und Datenflüsse direkt mit den Systemen und ist dadurch deutlich stabiler. RPA nutzen wir nur als Brücke, wenn es keinen anderen Zugriff gibt.
08 - Verwandte Leistungen
Im Erstgespräch finden wir den Workflow mit dem größten Hebel - unverbindlich, konkret, auf Zahlenbasis.
